ABÉCÉDAIRE CENTRES DE FORMATIONS
Livret d’évaluation de l’établissement
Le livret d’évaluation de l’établissement est le document support utilisé par l’auditeur, qu’il s’agisse d’un audit Qualiopi, d’un contrôle administratif ou d’une inspection pédagogique, pour synthétiser l’ensemble des constats réalisés sur le fonctionnement d’un centre de formation au regard des exigences applicables.
Ce document reprend généralement, critère par critère, les observations formulées par l’auditeur : preuves collectées, points forts identifiés, écarts éventuels relevés et recommandations d’amélioration. Il constitue la trace formelle de la visite et sert de base à la décision finale de certification ou de conventionnement.
Pour l’organisme de formation audité, ce livret représente également un outil précieux de pilotage interne : les constats qui y figurent alimentent directement le plan d’actions correctives que le centre doit mettre en œuvre pour lever les non-conformités identifiées avant le prochain audit de surveillance.
La direction qualité du centre conserve généralement ce document au sein de son système documentaire, aux côtés des autres preuves d’audit, afin de pouvoir démontrer, lors des contrôles ultérieurs, la traçabilité des actions engagées suite aux observations formulées précédemment.
Selon le référentiel appliqué, ce livret peut prendre des formes variées : grille normalisée reprenant les indicateurs Qualiopi, rapport rédigé plus librement par un service d’inspection, ou synthèse produite par un organisme certificateur privé mandaté par l’organisme de formation.
Sa restitution donne généralement lieu à un échange contradictoire entre l’auditeur et la direction du centre, permettant à l’organisme d’apporter des précisions ou des compléments de preuve avant la finalisation du document et la transmission de la décision de certification.
Bien préparer cet exercice suppose, pour un centre de formation, une organisation documentaire rigoureuse tout au long de l’année, de manière à pouvoir présenter sans difficulté les preuves attendues et à limiter les écarts susceptibles d’être consignés dans le livret d’évaluation final.