ABÉCÉDAIRE CENTRES DE FORMATIONS
Tableau de suivi des effectifs
Le tableau de suivi des effectifs désigne l’outil de gestion qu’un centre de formation utilise pour recenser, session après session, le nombre d’apprenants inscrits par formation, et en suivre l’évolution tout au long de l’année.
Cet outil permet à l’organisme de connaître à tout moment le taux de remplissage de chacune de ses sessions, d’identifier les formations qui rencontrent une forte demande et celles qui peinent à atteindre l’effectif minimal nécessaire à leur maintien, information déterminante pour les décisions d’ouverture ou d’annulation de sessions.
Pour un centre de formation, ce suivi constitue également un outil de pilotage financier de premier plan, dans la mesure où le volume d’apprenants inscrits conditionne directement les recettes générées par chaque formation, qu’il s’agisse de financements individuels, de prises en charge par des OPCO ou de marchés publics à effectifs contractualisés.
Le tableau de suivi des effectifs alimente par ailleurs les données transmises dans le cadre du bilan pédagogique et financier annuel, document dans lequel l’organisme doit notamment renseigner le nombre de stagiaires accueillis et le volume d’heures de formation dispensées sur l’exercice écoulé.
Ce suivi peut également être croisé avec d’autres indicateurs afin d’affiner l’analyse de la performance de chaque formation et d’orienter les efforts commerciaux ou pédagogiques vers les dispositifs les plus porteurs pour l’établissement.
Pour la direction d’un centre de formation, disposer d’un tableau de suivi des effectifs fiable et actualisé en temps réel constitue enfin un prérequis indispensable à toute planification sereine des ressources humaines et matérielles, qu’il s’agisse du recrutement de formateurs, de la réservation de salles ou de l’organisation logistique des sessions à venir.